Планируем День

В моей работе планирование занимает большую часть времени. Перед началом какой-либо активности в сторону какого-либо проекта важно все тщательно спланировать. Меня этому научил Scrum. Никто не будет отрицать необходимости планирования работ перед их началом, хотя многим очень не нравится это занятие. Но во избежание некоторых неожиданностей, необходимо разбирать и детализировать работу, затем кластеризировать. Дьявол, как известно, кроется в деталях.

С недавнего времени я начал планировать свой рабочий день. Это стало необходимо после того, как количество работы перевалило за некую незримую черту. Каждый день, утром, я трачу 15-30 минут на планирования сегодняшнего дня. Также в течение дня я записываю планы (встречи, совещания, досуг) на будущие дни. Чего я добиваюсь?

Думаю, людям, которые посвящают себя нескольким делам одновременно известно гнетущее психологическое состояние в конце дня. Оглядываясь на прожитый день, понимаешь, что за 12 часов не присел, но толком вспомнить что конкретно сделал и чем конкретно занимался нет никакой возможности. Чувство постоянного опаздывания держит в небывалом напряжении и приводит к психологическим срывам или другим сбоям.

Особенно стало важно планировать день когда график стал плавающий. Имеется ввиду, что рабочий день начинается не каждый день в одно и то же время. Причем, время начала рабочего дня зачастую зависит от результатов текущей работы. Планирование помогает сгладить это плавание. В данном случае, я добиваюсь много успевать не спеша.

Фрагмент моего календаря:
schedule

Собственно, я знаю, что у меня день разбит на несколько активностей/кластеров: совещание, встреча, обучение, досуг, выполнение задач и т.д.. Дальше начинаем детализировать. У меня не получается детализировать по-задачно, но получается это делать по-проектно. Т.е. я выделяю время на каждый проект, которым занимаюсь, столько сколько думаю мне хватит чтоб решить текущие задачи. Также я выделяю отдельно время на обучение/чтение чего-либо и т.д. В конце планирования я оцениваю, не слишком ли много/мало я выделил время на тот или иной кластер, и корректирую календарь. Планирую я обычно во время завтрака или в метро. Также я отдаю себе отчет в том каков приоритет каждого из кластеров. Если в течение дня я задержал выполнение какой-то работы (к примеру чтение о жизни кузнечиков), то согласно приоритетов, я это либо пропускаю и перехожу к следующей задаче, либо отменяю следующую и делаю пропущенную. Допустим, я задержался на митинге и не попал на обед в запланированное время, то я скорее пообедаю чем прочту новости из жизни зоопарка в Африке. У отдыха должен быть самый высокий приоритет, но и минимально достаточная продолжительность.

Веду свой календарь в Google Calendar. Мне он очень подходит: телефон на Android, так же этот календарь есть в браузере.

Я понимаю, что невозможно предусмотреть все неожиданные события, но сейчас стало намного легче работать. Во время планирования я могу подготовиться морально и материально к какой-то задачи, появилось чувство завершенности в конце рабочего дня.

3 комментария

  1. Дима говорит:

    Книга «Работай меньше успевай больше» Керри Глисона… Если откинуть часть о бумагах то сводится приблизительно к описанному тобой процессу

Оставить комментарий